En France, la facturation est obligatoire pour les entrepreneurs, que vos clients soient des professionnels ou des particuliers. L’émission d’une facture peut se faire sur un support papier ou en numérique. Certaines mentions doivent obligatoirement apparaître sur vos factures, sous peine d’amendes.
Choisissez entre la facture numérique et la facture sur papier
Le carnet de facture a encore quelques mois de vie devant lui. Vous pouvez aussi choisir d’établir vos factures sur un logiciel de facturation ou de traitement de texte. Attention toutefois, il ne s’agit pas de factures numériques. Même si vous transmettez votre facture par mail, aux yeux de la Loi, il s’agit d’une facturation sur papier. D’ailleurs, si vous choisissez d’imprimer vos factures, vous devez obligatoirement transmettre un exemplaire au client et en garder un autre pour vous.
A partir de 2026, les grandes entreprises devront obligatoirement recourir à la facturation dématérialisée. Pour les PME, la date est reportée à 2027. La facturation dématérialisée (ou numérique) se fait sur une plateforme en ligne dédiée. Cet outil en ligne est accrédité par l’administration fiscale. Assurez-vous d’avoir à faire à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). La numérisation des factures devient obligatoire dans les années à venir pour limiter les fraudes.
Votre facture doit contenir ces mentions obligatoires
En haut de votre facture, apparaissent les informations permettant d’identifier la transaction :
- Date à laquelle la facture est émise
- Le numéro de facture
- Le nom de votre entreprise, l’adresse du siège social et le numéro de SIRET
- Le nom et l’adresse de votre client
Le numéro de facture doit être chronologique. Il ne peut pas y avoir de trou entre les factures. C’est à vous de déterminer votre système de numérotation. Par exemple, choisissez l’année et le numéro d’émission de la facture : 202501. Si l’adresse de facturation ou de livraison est différente de celle du client, vous devez le préciser. La partie la plus importante concerne la description du produit ou de la prestation. La date de livraison doit apparaître. Décrivez précisément le service ou le bien vendu (main d’œuvre, matériaux…). Cette partie contient également toutes les informations relatives au prix et au paiement :
- Prix unitaire
- Quantité
- Prix hors taxe (HT) et prix toutes taxes comprises (TTC)
- Les réductions appliquées
- Le taux de TVA appliqué
- La somme finale HT et TTC
Vous devez afficher votre numéro d’identification de TVA. Si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA (c’est le cas des micro-entreprises), la mention « TVA non-applicable, art. 293 B du code général des impôts » doit figurer sur la facture. Enfin, en bas de la page, apparaissent les conditions de paiement, telles que le délai, les pénalités de retard et les modalités de recouvrement. Les conditions d’escompte pour paiement anticipé ne doivent pas être oubliées.
Respectez tous les délais, de la facturation à l’archivage
Les dates sont à respecter pour éviter les impayés et les déconvenues. Il est recommandé d’émettre la facture immédiatement après la livraison. Si votre prestation est régulière et dure plusieurs mois, il convient de facturer au mois. Dans ce cas, le client reçoit la facture à la fin du mois. Pour les transactions entre professionnels, le délai de paiement est de 45 jours après la réception de la facture. En revanche, les particuliers règlent leur facture immédiatement à la date d’émission ou celle précisée sur la facture. Enfin, n’oubliez pas que les factures émises par votre entreprise sont à conserver 10 ans.